Принять заказ
Открыть письмо клиента, найти вложение и разобраться в структуре Excel.
Предложение для оптового направления
Больше заказов —
без роста штата
Автоматическая обработка заказов на почте от клиентов.
Система работает с порталом ABCP.
Система работает с порталом ABCP.
От получения письма до автоматической фиксации отказов и письма клиенту
Ручная обработка: один заказ приходится сопровождать несколько раз
Одна и та же информация постоянно переносится и сверяется вручную.
Сотрудник работает одновременно с письмом клиента, Excel-файлом, панелью управления ABCP и ответами поставщиков. На каждом переходе возникает риск пропустить позицию, ошибиться в цене или сроке.
Завести позиции в ABCP
Найти клиента и вручную перенести артикулы, бренды, количество и ожидаемую цену.
Сверить цену и срок
Постоянно переключаться между ABCP и Excel, проверяя каждую позицию.
Ответить по отсутствующим позициям
Если товара нет в наличии или в предложениях поставщиков, подготовить отказ клиенту.
Оформить заказ
Создать заказ в панели ABCP и перевести его в нужный статус для отправки поставщику.
Следить за поставщиком
Проверять почту и статусы, ожидая подтверждение, частичный ответ или отказ.
Найти исходный заказ
При новом отказе определить, к какому заказу и какому клиенту он относится.
Уведомить клиента
Подготовить новое письмо, перечислить изменения и вручную обновить данные заказа.
ПоследствиеРост количества заказов почти напрямую увеличивает ручную нагрузку и потребность в сотрудниках.
Как система обрабатывает заказ — до создания в ABCP
1
Сканирует почту
Постоянно проверяет клиентские ящики, находит новые заказы и открывает приложенные Excel-файлы.
2
Определяет правила клиента
Понимает, по какому прайс-листу и с каким сроком поставки клиент оформил каждую позицию.
3
Проверяет предложения
Сравнивает доступных клиенту поставщиков в ABCP по наличию, цене и сроку. Учитывает рабочий график, настроенный в ABCP.
4
Формирует решение
Выбирает подходящее предложение или фиксирует понятную причину, почему позицию заказать нельзя.
Товар найден: позиция готовится к заказу с выбранным поставщиком, ценой и сроком.
Товар не найден: система формирует ответное письмо и файл с отказами и отправляет их клиенту.
Как система доводит заказ до поставщика и клиента
Создаёт заказ в ABCP
Записывает клиента, поставщика, позиции, количество, цену и срок в панели управления ABCP.
Определяет способ передачи поставщику
Система понимает, работает поставщик по прайсу или принимает прямой заказ по API.
По прайсу
Система переводит заказ в нужный статус, после чего ABCP автоматически передаёт его поставщику.
По API
Система проверяет обязательные поля и отправляет заказ напрямую. Если данных не хватает, сотрудник получает понятное предупреждение.
Отказ прайсового поставщика
Система сканирует почту, разбирает возвращённый файл и регистрирует полный или частичный отказ.
Отказ по онлайн-заказу
Система получает полный или частичный отказ, регистрирует его и обновляет заказ.
Ручной отказ в ABCP
Если сотрудник поставил отказ при сборке, система видит его и автоматически регистрирует.
Находит исходный заказ
Связывает отказ с конкретной позицией, заказом и клиентом.
Обновляет ABCP
Отображает полный или частичный отказ и автоматически обновляет статус позиции.
Уведомляет клиента об отказе
Отправляет письмо с новыми полными или частичными отказами — без ручного поиска заказа.
Что система уже сделала на реальных заказах
23 апреля — 14 июля 20261 019
заявок клиентов обработано
15 933
товарные позиции проверены по правилам заказа
996
заказов создано в ABCP
1 019
первичных ответов отправлено клиентам
2 515
уникальных позиций с последующим полным или частичным отказом обнаружено
1 636
писем клиентам о новых отказах и сокращениях отправлено
510заявок заказано полностью
450заявок заказано частично
59заявок без заказанных позиций
68поставщиков использовано
Лента заказов — единая картина по всем заявкам
Быстрый поискФильтры по клиенту, дате, теме, заказу и артикулу.
Статус заявкиСразу видно: заказано полностью, частично или не заказано.
Причина решенияПо каждой позиции показаны поставщик, цена, срок и причина отказа.
Дальнейшие измененияОтказы поставщика и уведомления клиенту остаются в истории заказа.
В ленте видно, что заказано полностью
Итог без ручного подсчётаЗелёный статус показывает, что все позиции заказаны.
Контроль деталейВидны артикулы, количество, выбранный поставщик, цена и срок.
История после заказаНиже фиксируются последующие отказы и изменения, если они появятся.
Лента показывает частичные заказы и причины отказов
Цена выше допустимойСистема заказывает подходящие позиции, а по отклонённой показывает конкретную причину.
Нет предложенияЕсли ABCP не вернул предложение по артикулу и бренду, это явно видно в заказе и ответе клиенту.
Менеджер управляет исключениями
Автоматика останавливается там, где действительно нужно решение человека.
Проблема не скрывается: система показывает причину, исходные данные и историю действий. Штатные позиции проходят без ручного участия.
Не определён прайс-лист или срок поставки
- Система не угадывает правило и останавливает заказ.
- В ленте сотрудник видит предупреждение и причину остановки.
- Сотрудник указывает, откуда брать прайс-лист и срок.
- Система повторяет обработку и запоминает настройку для следующих заказов клиента.
Поставщику по API нужны дополнительные данные
- Перед отправкой система проверяет обязательные поля поставщика.
- Если данных нет, заказ не отправляется с ошибкой или пустыми значениями.
- Сотрудник один раз указывает требуемую информацию.
- Система повторяет отправку и сохраняет данные для следующих заказов этому поставщику.
Менеджер принимает редкие нестандартные решения, а система после настройки возвращает заказ в автоматический процесс.
Результат для оптового направления
Объём растёт.
Команда сохраняет контроль.
- Заказы из почты проходят единый автоматический процесс
- Руководитель и менеджер видят полную историю в ленте
- Рост заявок не требует пропорционального роста штата
Обсудить подключение
СКВОЗЬ
End-to-End Automation
Автоматическая обработка заказов из почты на платформе ABCP
info@skvoz.techДля работы в России
Для компаний из Казахстана, Беларуси и Армении